对公安档案资料收集工作的一点思考

柳林县公安局档案室  贺秀芳
（2017年8月16日）

　　随着公安档案网格化管理时代的到来，档案资料的收集无论在档案信息化、规范化建设，还是在档案服务实战应用中，都具有十分重要意义。众所周知，档案资料是档案的生命源，档案质量的好坏，直接影响着档案生命力的强弱。一个地方，档案管理再规范、信息化程度再高，如果档案质量跟不上，服务实战、服务群众不过一句空谈。针对公安档案资料收集工作的重要性和无可替代性，我局在档案规范化管理基础上，以实际调研为依据，以切脉问诊为前提，以细节入手抓成败，全力把好档案质量的源头关，在公安档案资料收集工作方面进行了一些思索和尝试，现就档案资料收集工作提出一些粗浅看法。
　　一、公安档案资料收集的现状分析
　　公安档案是公安机关在履行国家法律赋予公安机关的职责活动中直接形成的具有保存价值的公安专用文件材料，公安档案优于其它各种资料，主要特点在它的原始性和可靠性。所以公安档案的归档质量尤其重要，而档案资料的收集便是档案归档质量的前提，没有收集，便谈不上质量。主要反应出全局特别是基层派出所在档案资料收集方面存在的两个个问题：
　　（一）资料收集重点不明确现象较突出。对于派出所而言，向来处于服务群众、治安防控、维稳处突前沿，除了警务工作正常开展外，很多时候往往还参与处置一些非警务工作。部分档案民警在工作中时常顾此失彼，忽视了在工作中服务群众、参与处突等资料的收集和整理。而针对未破侦察卷中材料收集不齐，特种行业、公共场所和企业、事业单位管理上对资料的收集意识较差等问题，直接反应了档案民警在资料收集重点上还时常把握不准，归档和不归档范围划分不清，自我保护意识薄弱等，给以后工作带来隐患。
　　（二）资料收集全面性与派出所工作繁杂性的矛盾较突出。目前，派出所的档案管理员多由内勤民警兼任，档案收集知识也基本沿袭传统模式或前任内勤民警的传授下获得，缺乏全面专业系统的培训，同时，由于内勤民警要面对上级各个部门的多种业务，工作繁杂，疲于多头应付，很难全身心地投入到档案资料收集工作中，难免造成档案资料收集不及时、不全面，甚至遗失。
　　二、公安档案资料收集困难原因分析
　　（一）观念滞后，意识淡薄。长期以来，基层基础公安工作的着力点都放到人口管理和治安防范工作上，派出所民警更是忙于业务工作，而疏于档案业务的良性发展，不少基层民警更是认为档案工作是内勤的事，与他们无关，也造成了民警认识上的不到位，平时就不留心收集、积累信息，归档观念淡薄，导致工作干得多，材料保存少。一些民警嫌归档、借阅手续麻烦，平时将一些档案材料自行保管，不愿上交档案室进行集中管理，存在“抽屉档案”现象。由于思想观念认识不到位导致档案资源不能共享，一些档案资料损毁、丢失，从而影响工作便捷高效、持续开展。
　　（二）队伍不稳，素质不高。派出所档案管理工作名义上由各所内勤兼任，但出于档案管理本身就是一项长期的、日常性的、综合性的工作，各警种工作都与档案有关，而派出所是“铁打的营盘流水的兵”，派出所内勤民警流动快，工作衔接往往会不顺畅，加上档案业务方面的培训不能及时跟上，这就会导致档案资料的收集成了一大难题。
　　（三）合力不强，积累不够。随着公安机关、派出所职能的不断拓展，工作任务繁多，检查制度不落实，造成工作不到位，很多该形成的材料没有形成，出现了只知道干活，不知道积累材料的现象，给档案资料收集工作带来很大困难；同时，个别基层派出所由于职责不清、责任不明，造成工作互相推诿，没有形成档案齐抓共管的良性局面。再加上警种之间缺乏沟通，造成工作不协调，这也是造成材料收集困难、归档率低的一个重要原因。      
　　三、我局在档案资料收集方面的经验做法
　　近年来，我局以公安档案工作“质量年”活动为载体，以档案培训、检查和指导为抓手，不断健全完善档案规范化管理工作机制，推动了全局公安档案工作持续有效开展。特别是档案规范化建设成为全局档案工作亮点后，我们积极地将强化档案资料收集意识培育，作为我局档案规范化建设的后续重点工作推进，以不断适应新形势下公安档案工作的新情况、新要求。
　　（一）转变模式，实行“双挂钩”。自档案信息化建设以来，我局党委高度重视公安档案工作，形成了检查指导派出所工作必过问公安档案管理，问及档案管理必对资料收集提出明确要求的惯例。将档案管理与基层绩效考评挂钩，进一步加大了领导力度，档案室牵头、各部门齐抓共管，为我局档案全面可持续发展奠定了坚实的基础。
　　（二）强化养成，舞活龙头。公安机关科、所队长是基层部门的核心和排头兵，在科所队长中形成档案归档工作意识，他们的重视和支持是搞好档案工作、促进档案事业发展的前提。要提高中层干部的档案意识，就是要不断加强理论教育，将理论与实际工作结合起来，作为一项重点业务内容进行培训，让中层干部自觉将档案纳入日常工作中，建立常态化操作机制，逐级落实，定岗定责，职责明确，责任到人，使档案工作成为业务工作的一个重要的组成部分，并作为一种制度规定下来，保证档案管理制度的实施和落实，使档案工作走上制度化、规范化和正规化轨道。
　　（三）培育意识，盘活龙身。基层派出所，每天要应对纷繁复杂的接处警、各类案件及突发性事件，警力的严重不足与日益繁重的公安工作之间形成强烈反差，导致基层民警常年负担重，压力大。每个人，每一天都在产生档案，档案与每一个人息息相关。按照档案管理工作的规定，谁办案，谁组卷，谁归档的原则，通过对每一位民警的档案意识培训，使大家能自觉的去收集档案资料，也使大家对档案资料有了新的了解和认识。在培训中我们特别强调收集和积累，指出平时的收集和积累是一项经常性的工作，也是各部门争取工作主动性的重要一环，内勤民警负责集中保管，外勤民警负责材料的收集、核查、调查及整理，做到人人懂档案，人人会档案。
　　四、对当前公安档案资料收集的意见和建议
　　要持续深入推进公安档案规范化建设，必须狠抓资料收集不松懈，严把源头关，从管理制度、考核深度、培训力度入手，全方位强化档案资料收集工作。
　　（一）健全档案资料收集管理制度。按照档案工作规范化要求，派出所要制定档案材料收集整理制度、档案移交等规章制度，但是，只有这些制度还远远不够，实际工作中要把这些制度与业务工作结合在一起，用制度去规范业务工作，通过规范的业务工作进一步完善各项规章制度，使两者互为前提，互相促进，最终达到两者的统一。在制定和完善各项管理制度、业务工作规范时，要把档案工作作为工作的一部分纳入整体工作中，使档案工作成为业务工作的一个重要的组成部分，并作为一种制度规定下来，这样才能保证档案管理制度的实施和落实，才能使档案工作走上制度化、规范化和正规化的轨道。
　　（二）严格落实档案岗位责任制。日常工作中，很多人认为材料收集是档案员的事，不涉及其他人员，但事实上它绝不是某一个人的事，也不是几个人的事，而是全体民警的一项工作。因此，在制定派出所业务工作规范时，要将档案工作作为一项工作，指定专人负责，落实岗位责任制，定岗定责，做到职责明确，责任到人，定期或工作告一段落后由责任民警将日常工作中收集的材料向档案室移交，不按时移交的或材料收集不齐全的要按照岗位责任制要求，对责任民警予以处罚。
　　（三）完善检查考核。检查是监督、指导民警做好档案资料收集工作的一个重要手段，通过对档案材料收集情况的检查不但可以发现民警业务工作中存在的漏洞和问题，及时调整工作方法和措施，同时还可以检查民警工作是否到位，工作贯彻落实情况，同时也是检查民警执行业务工作规范的一把标尺。运用好档案检查手段，不但能够促进业务工作，同时可以为领导决策提供借鉴。
　　（四）进一步强化业务培训。随着公安工作的发展，对公安档案工作提出了新的更高的要求，档案业务知识和设备逐步更新，对派出所各警种的档案业务素质要求也随之提高。同时，档案民警也要加强自身的学习，多向兄弟单位学习在档案工作中的经验，从而更好地做好档案工作。